Ratgeber

Arbeitszeiterfassung-Pflicht in der Schweiz: Was KMU wissen müssen

In der Schweiz sind Arbeitgeber grundsätzlich verpflichtet, die Arbeitszeit ihrer Mitarbeitenden zu erfassen. Was das konkret heisst — und wie Sie es ohne Aufwand erfüllen.

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung ist im Arbeitsgesetz (ArG) und seinen Verordnungen verankert. Sie betrifft nicht nur Grossbetriebe, sondern auch kleine und mittlere Unternehmen. Wer hier sauber dokumentiert, ist bei einer Kontrolle des Arbeitsinspektorats auf der sicheren Seite — und hat nebenbei eine verlässliche Grundlage für Lohn und Projektabrechnung.

Dieser Artikel ersetzt keine Rechtsberatung. Für verbindliche Auskünfte wenden Sie sich an das zuständige kantonale Arbeitsinspektorat oder das SECO.

Was muss erfasst werden?

Grundsätzlich gehören zu einer nachvollziehbaren Arbeitszeiterfassung:

• Geleistete Arbeitszeit pro Tag (Beginn, Ende bzw. Dauer).
• Pausen von einer gewissen Länge.
• Ruhezeiten und die Einhaltung der Höchstarbeitszeiten.

Für bestimmte Arbeitnehmende mit grosser Autonomie sind vereinfachte Modelle oder ein Verzicht unter Voraussetzungen möglich (Gesamtarbeitsvertrag, Einverständnis, definierte Bedingungen). Welches Modell für Ihren Betrieb gilt, hängt von Funktion, Lohn und GAV ab.

Worauf es in der Praxis ankommt

Eine Erfassung nützt nur, wenn sie lückenlos und nachvollziehbar ist — und wenn das Team sie auch tatsächlich nutzt. Genau hier scheitern viele Excel-Lösungen: Sie sind zu umständlich, werden nachträglich „aus dem Kopf” ausgefüllt und sind kaum auswertbar.

Drei Punkte, die eine praxistaugliche Lösung erfüllen sollte:

1. Schnelle Eingabe. Je weniger Klicks ein Eintrag braucht, desto verlässlicher wird erfasst. Clockopus ist keyboard-first — ein Eintrag dauert Sekunden.
2. Saubere Auswertung. Arbeitszeiten müssen jederzeit pro Person und Zeitraum abrufbar sein, inklusive Export für die Ablage.
3. Datenschutz. Personenbezogene Zeitdaten gehören geschützt. Bei Clockopus liegen die Daten jeder Organisation mandantengetrennt in einer eigenen Datenbank.

So setzen Sie es schlank um

Mit Clockopus erfassen Mitarbeitende ihre Zeiten in der Spaltenansicht, inline oder im Kalender — so, wie es ihnen am schnellsten von der Hand geht. Der Status-Workflow Entwurf → Bestätigt → Gebucht sorgt dafür, dass abgeschlossene Perioden gesperrt und damit revisionssicher sind. Reports und der Export nach CSV/Excel liefern auf Knopfdruck die Nachweise.

Mehr dazu unter Funktionen und Einsatzgebiete — oder direkt Zugang anfragen und in unter drei Minuten loslegen.