Spaltenansicht
Wie im Datei-Browser: Kunde → Projekt → Subprojekt → Zeit → Beschreibung, per Tab und Pfeiltasten.
Alles zwischen der ersten Minute und der letzten Rechnung.
Von der Erfassung per Tastatur über Auswertung, Stundenrapport und Spesen bis zu Arbeitszeit, Abwesenheiten und Änderungsprotokoll. Der Kern ist die Zeiterfassung — alles Weitere schalten Sie zu, wenn Sie es brauchen.
Antwort innerhalb eines Werktags · keine Kreditkarte
Vier Wege, einer passt immer
Erfassen Sie so, wie Sie denken.
Spaltenansicht, Inline-Eingabe, Kalender oder laufender Timer — derselbe Datensatz, vier Eingabe-Stile. Wer stempelt statt bucht, nimmt Badge oder NFC.
Inline-Eingabe
Eine Zeile, intelligent zerlegt — ideal für die schnelle Erfassung zwischendurch.
Kalenderansicht
Zeitblöcke per Drag & Drop anlegen, verschieben und in der Grösse ziehen — Tag und Woche.
Timer
Starten, arbeiten, stoppen — auch mehrere Uhren parallel. Auftrag und Notiz sind mitten im Lauf noch änderbar.
Erfassen
Je schneller ein Eintrag geht, desto eher entsteht er sofort statt am Freitag aus dem Gedächtnis.
Flexible Zeitformate
Dezimal (1.5 / 1,5), Zeit (1:30), Viertelstunden (.25) oder Von-Bis (09:00-12:30) — alles wird automatisch korrekt interpretiert.
Timer mit Start und Stopp
Uhr starten, weiterarbeiten, stoppen — auch mehrere parallel laufende Uhren. Auftrag und Notiz lassen sich mitten im Lauf noch ändern; auf dem Mobilgerät ist der Timer die Haupterfassung.
Favoriten und letzte Einträge
Häufige Kunde/Projekt-Kombinationen anpinnen und per Tastenkürzel (Ctrl+1–9) in einem Anschlag übernehmen.
Massenerfassung
Mehrere Einträge auf einmal: Zeilen einfügen (Kunde > Projekt > Zeit > Beschreibung), Vorschau prüfen, in einem Schritt speichern.
Kalender per Drag & Drop
Zeitblöcke im Tages- und Wochenraster ziehen, verschieben und in der Grösse anpassen — im Stil eines Kalenders, nicht eines Formulars.
Im Namen erfassen
Admins und Projektleitende erfassen und korrigieren Zeiten im Namen von Mitarbeitenden — mit nachvollziehbarer Spur, wer den Eintrag erstellt und wer ihn zuletzt geändert hat.
Abrechnen
Der Schritt, an dem die meisten Zeiterfassungen aufhören: aus erfassten Stunden wird ein Dokument, das der Kunde bekommt.
Stundenrapport als PDF
Zwei Layouts: die klassische Rechnungsbeilage mit Dezimalstunden und der Clockopus-Rapport in h:mm mit Zwischensummen je Mitarbeitenden. Mit Ihrem Logo, sortiert nach Person und Datum.
Zustand auf einen Blick
Die Übersicht zeigt je Kunde und Projekt, ob die Periode offen, teilweise oder vollständig abgerechnet ist — samt Betrag und Gesamttotal. Sie sehen sofort, was noch aussteht.
Periode sperren
Der Abrechnungslauf sperrt die enthaltenen Buchungen. Danach ändert sie niemand mehr — auch nicht versehentlich. Ein Admin kann den Lauf wieder öffnen; Lauf und Rapport bleiben als Beleg erhalten.
Das Dokument bleibt der Beleg
Das erzeugte PDF wird am Abrechnungslauf gespeichert, nicht später neu erzeugt. Es belegt, was der Kunde tatsächlich erhalten hat — auch wenn Beschreibungen oder Namen sich seither geändert haben.
Monatsabschluss in einem Schritt
Wenn der Entwurfsschritt aktiv ist: die Einträge einer Periode aus der Auswertung heraus auf einmal bestätigen, gefiltert nach Zeitraum, Person, Kunde oder Projekt.
Keine doppelte Abrechnung
Eine Buchung gehört zu höchstens einem Abrechnungslauf. Erst den Juli abzurechnen und später noch einmal das dritte Quartal ist baulich ausgeschlossen, nicht bloss durch eine Regel verboten.
Auswerten & Suchen
Zahlen, die man erklären kann — und die Buchung von vor acht Monaten in Sekunden wiederfinden.
Reports und Export
Auswertungen nach Kunde, Projekt, Benutzer, Tag und Einzeleintrag, mit Filtern. Export als CSV (UTF-8), Excel und PDF, dazu eine Druckansicht.
Volltextsuche über alle Buchungen
Nach einer Ticketnummer, einem Namen oder einem Stichwort in allen Beschreibungen suchen — über den ganzen Zeitraum, nicht nur den letzten Monat. Die Treffer lassen sich direkt exportieren.
Stundensatz-Hierarchie
Sechs Stufen, von der Mandanten-Vorgabe bis hinunter auf Mitarbeiter × Projekt und Mitarbeiter × Kunde — jede Vereinbarung mit Gültig-ab-Datum. Ältere Sätze bleiben historisch korrekt stehen.
Warum dieser Satz?
Auf Klick zeigt Clockopus, welcher Satz für eine Buchung greift, auf welcher Stufe er vereinbart wurde und welche Sätze er verdrängt hat — statt einer Zahl ohne Herkunft.
Mehrwährung
Währung pro Mandant (CHF, EUR, USD, GBP). Beträge werden nicht ausgewiesen, wo kein Satz vereinbart ist — dort steht ein Strich statt einer Null, die eine Gratis-Vereinbarung behaupten würde.
Arbeitszeit & Personal
Der Schritt von der Projektzeit zur Arbeitszeit: was jemand leisten soll, was er geleistet hat, und was daraus folgt.
Optionales Modul „Anwesenheit & Abwesenheiten" — pro Mandant zuschaltbar.
Soll, Ist und Gleitzeit-Saldo
Jede Person sieht ihr Monatssoll, die erfasste Zeit und den laufenden Saldo. Keine Nebenrechnung in Excel, keine Überraschung im Dezember.
Stundenübersicht für die Leitung
Soll, Ist und Saldo je Mitarbeitenden, pro Monat aufklappbar — die Grundlage für das Gespräch über Überstunden, bevor sie zum Problem werden.
Pensum und Beschäftigungsperioden
Teilzeit, Pensumsänderungen und Ein- und Austritte sind hinterlegbar. Das Soll folgt dem Pensum, auch rückwirkend korrekt.
Ferienanspruch und Abwesenheiten
Ferien, Krankheit und weitere Abwesenheitstypen mit Antrag, Genehmigung oder Ablehnung und E-Mail-Benachrichtigung. Der Anspruch wird geführt, nicht geschätzt.
Feiertagskalender
Hinterlegte Feiertage reduzieren das Monatssoll aller Mitarbeitenden — wie eine genehmigte Abwesenheit, aber für die ganze Organisation.
Stempeluhr: Badge, NFC, Kiosk
Kommen und Gehen per Badge oder NFC, im Kiosk-Modus an einem gemeinsamen Gerät ohne eigenen Login. Für Mitarbeitende, die nicht am Bildschirm arbeiten. (NFC: Chrome auf Android.)
Spesen & Belege
Belege dort erfassen, wo sie anfallen — nicht in einem Couvert bis zum Monatsende.
Optionales Modul „Spesen" — pro Mandant zuschaltbar.
Spesen-Workflow
Monatsreport je Person mit Einreichen, Genehmigen oder Ablehnen und Buchen. Dazu Stammdaten für Konten, Kostenstellen und Kostenträger.
KI-Belegerkennung
Beleg fotografieren — Betrag, Datum und Händler werden ausgelesen und die Spesenposition vorausgefüllt. Verbrauchsbasiert abgerechnet, keine Monatspauschale.
Beleg-Inbox per E-Mail
Belege an eine eigene Postfachadresse senden (Microsoft 365) — sie landen als Entwurf in der Inbox und werden mit zwei Klicks zur Spese.
Fibu-Export
Export der gebuchten Spesen im Format der Finanzbuchhaltung (SelectLine) sowie als Excel — die Buchhaltung erfasst nicht ein zweites Mal.
Fremdwährungen
Belege in Fremdwährung mit Originalbetrag und Umrechnung in die Mandantenwährung — beide Werte bleiben sichtbar.
Nachvollziehbarkeit & Rechte
Wer bei einer Revision, einer Kontrolle oder einer Kundenrückfrage belegen muss, was passiert ist, braucht mehr als das aktuelle Ergebnis.
Änderungsprotokoll
Jede Änderung an Ihren Daten wird aufgezeichnet — wer, wann, welches Feld, Wert davor und danach. Passwörter und Schlüssel werden dabei maskiert.
Aufbewahrung nach Ihrer Vorgabe
Aufbewahrungsdauer des Protokolls pro Mandant einstellbar (Standard 24 Monate); ein Massenimport erzeugt eine Summenzeile statt Tausender Einzelzeilen.
Rollen
Admin (Vollzugriff), Projektleitung (Team-Zeiten der eigenen Projekte) und Mitarbeitende (eigene Zeiten). Gesperrte Buchungen ändert niemand mehr.
Gruppen und Sichtbarkeit
Benutzer in Gruppen bündeln und steuern, wer welche Kunden und Projekte überhaupt sieht — relevant, sobald mehrere Teams im selben Mandanten arbeiten.
Erfassungs-Profile
Pro Mandant festlegen, welche Erfassungsarten sichtbar sind und welche Felder Pflicht sind. Ein Betrieb, der nur stempelt, sieht keine Projektspalten.
Benutzerverwaltung
Benutzer anlegen, per E-Mail einladen, Rollen vergeben und deaktivieren — im Self-Service, ohne Ticket beim Anbieter.
Plattform & Integration
Ihre Daten bleiben Ihre Daten — herausholen können Sie sie jederzeit, in jedem Format.
Eigene Datenbank je Organisation
Keine geteilten Tabellen mit fremden Mandanten, sondern eine eigene Datenbank pro Organisation — und eine eigene Adresse (ihrname.clockopus.cloud). Betrieb in der Schweiz.
REST-API und API-Schlüssel
Vom Admin ausgestellte Schlüssel (persönlich oder Service-Konto, nur-lesend oder schreibend, mit Ablaufdatum) zur Anbindung und Automatisierung.
Bexio-Anbindung
In Vorbereitung: Übergabe von Kontakten, Projekten und Leistungen an Bexio für die Fakturierung. Kurzfristig verfügbar — sprechen Sie uns an, wenn Sie darauf aufbauen möchten.
Anmeldung mit Google und Microsoft
Anmeldung per Google- oder Microsoft-Konto (OAuth) oder klassisch per E-Mail und Passwort.
Import und Export
Kunden, Projekte und Subprojekte per CSV importieren; Stamm- und Zeitdaten als CSV, Excel oder als komplettes Daten-Bundle (JSON) exportieren. Kein Lock-in.
Deutsch und Englisch
Sprache pro Benutzerin und Benutzer. Zeitzone, Arbeitsstunden, Wochenstart und Pflichtfelder sind pro Mandant konfigurierbar.
Kommandozeile für Vielerfasser
Interaktive Erfassung im Terminal mit Autocomplete und Offline-Puffer — für alle, die den Browser nicht verlassen wollen.
Als App installierbar
Installierbar auf Desktop und Mobilgerät (PWA), touch-optimiert, mit Offline-Unterstützung.
Status-Ablauf — so streng, wie Sie ihn brauchen
Der Entwurfsschritt ist eine Einstellung und ab Werk ausgeschaltet: ein Eintrag ist sofort gültig und verrechenbar. Wer eine Bestätigung durch die Mitarbeitenden möchte, schaltet sie ein — dann durchläuft jeder Eintrag alle drei Stufen.
Nur wenn eingeschaltet: die Mitarbeiterin erfasst und ändert frei, bis sie bestätigt.
Der Normalzustand. Verrechenbar, und für die Eigentümerin änderbar, bis abgerechnet wird.
Im Abrechnungslauf enthalten und damit gesperrt — änderbar erst wieder, wenn ein Admin den Lauf öffnet.
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