Erfassen, ohne den Faden zu verlieren
Kunde → Projekt → Subprojekt → Zeit → Text in einem Anschlag, per Tastatur, mit Autocomplete. Wer den Bildschirm wechselt, verliert die Leistung, an die er sich erinnern müsste.
Leistungserfassung, die bis zur Rechnung denkt.
Verrechenbare Stunden pro Mandat, Projekt und Teilprojekt erfassen — in Sekunden, per Tastatur. Bepreist nach dem Satz, der wirklich vereinbart wurde. Abgerechnet als Rapport, der als Beleg bestehen bleibt.
Antwort innerhalb eines Werktags · keine Kreditkarte
Worum es geht
Die erfasste Stunde ist die Rechnung.
Für Treuhand, Beratung, Kanzleien und Agenturen ist die Leistungserfassung kein Pflichtprogramm, sondern direkt umsatzrelevant. Jede nicht erfasste Viertelstunde ist verschenkt; jede falsch bepreiste ist eine Diskussion beim Zahlungseingang.
Bepreisen, wie vereinbart
Sechs Stufen von der Mandanten-Vorgabe bis zu Mitarbeiter × Kunde, jede mit Gültig-ab-Datum. Auf Klick zeigt Clockopus, welcher Satz greift und welche er verdrängt hat.
Abrechnen und sperren
Stundenrapport als PDF, Periode gesperrt, Dokument als Beleg aufbewahrt. Der Schritt, an dem die meisten Zeiterfassungen in eine Tabellenkalkulation übergeben.
Wiederfinden, auch später
Volltextsuche über alle Beschreibungen und den ganzen Zeitraum — nach Ticketnummer, Mandat oder Stichwort. Die Rückfrage nach acht Monaten ist damit eine Suche, keine Recherche.
Belegen, was korrigiert wurde
Das Änderungsprotokoll hält fest, wer wann welches Feld geändert hat, mit Wert davor und danach — bei einer Revision der Unterschied zwischen Auskunft und Vermutung.
Verrechenbar gegen bezahlt
Wer zusätzlich Soll, Ist und Saldo führt, sieht nicht nur die verrechenbaren Stunden, sondern auch das Verhältnis zur bezahlten Arbeitszeit. Als optionales Modul.
Wo Leistungserfassung im Alltag scheitert
Sie wird nachträglich rekonstruiert
Was am Freitagnachmittag aus dem Gedächtnis nachgetragen wird, ist systematisch zu tief — niemand schätzt sich selbst grosszügig. Das ist kein Disziplinproblem, sondern ein Geschwindigkeitsproblem: Wenn ein Eintrag zwanzig Sekunden dauert, wird er verschoben. Wenn er drei dauert, entsteht er sofort.
Der Satz stimmt, aber nicht für diese Person
In der Praxis hängt der Satz selten nur am Mandanten. Er hängt an der Kombination: diese Mitarbeiterin bei diesem Kunden, ab diesem Datum. Wo ein System nur eine Stufe kennt, wird der Unterschied in einer Nebenliste gepflegt — und diese Nebenliste ist irgendwann nicht mehr aktuell.
Niemand weiss, was bereits fakturiert ist
Ohne Sperre bleibt jede abgerechnete Zeile änderbar, und niemand sieht, welche Periode schon durch ist. Die Abrechnungsübersicht zeigt je Kunde und Projekt den Zustand — offen, teilweise, abgerechnet — und der Lauf sperrt, was er enthält.
Die Rückfrage kommt Monate später
„Was haben Sie im März für uns gemacht?" ist eine Frage an das Archiv, nicht an das Gedächtnis. Die Volltextsuche geht über alle Beschreibungen und den ganzen Zeitraum, und die Treffer lassen sich direkt exportieren.
Weiterlesen: Stundenrapport erstellen · für Treuhandbüros · für Agenturen · Vergleich mit anderen Lösungen
FAQ
Fragen zur Leistungserfassung
Was ist Leistungserfassung?
Leistungserfassung ist die Erfassung verrechenbarer Leistungen — also der Stunden, die einem Kunden, Mandat oder Projekt zugeordnet und am Ende fakturiert werden. Sie unterscheidet sich von der reinen Arbeitszeiterfassung dadurch, dass jede Zeile eine Zuordnung und einen Preis hat.
Worin unterscheidet sie sich von der Arbeitszeiterfassung?
Die Arbeitszeiterfassung beantwortet, wie lange jemand gearbeitet hat — sie ist gesetzlich verlangt. Die Leistungserfassung beantwortet, wofür. Beides zusammen ergibt erst das vollständige Bild: die bezahlte Arbeitszeit auf der einen, die verrechenbare Leistung auf der anderen Seite. Clockopus deckt beide ab, die Arbeitszeit als optionales Modul.
Brauchen wir dafür ein Einführungsprojekt?
Nein. Stammdaten lassen sich per CSV importieren, bestehende Zeitdaten übernehmen wir auf Wunsch, und die Erfassung ist ohne Schulung bedienbar. Das unterscheidet Clockopus von den grossen Schweizer Leistungserfassungs-Systemen, die mit Beratung und Einführungsprojekt kommen.
Wie gehen unterschiedliche Stundensätze je Mandant und Person?
Die Satz-Hierarchie kennt Mitarbeiter × Kunde und Mitarbeiter × Projekt als eigene Stufen. Jede Vereinbarung hat ein Gültig-ab-Datum, sodass eine rückwirkend abgerechnete Periode mit den damals gültigen Sätzen bepreist wird.
Schreibt Clockopus auch die Rechnung?
Nein. Clockopus liefert die Grundlage — Stunden, Sätze, Beträge und den Rapport als Beilage. Rechnungsnummern, Mahnwesen und Buchhaltung gehören in Ihre Fakturierungssoftware; eine direkte Bexio-Anbindung ist in Vorbereitung, Exporte nach CSV, Excel und Fibu stehen bereit.