Der Export ist nicht der Rapport
Eine CSV-Datei ist eine Datenlieferung, kein Dokument. Bis daraus ein Blatt wird, das an die Rechnung darf, sind Sortierung, Zwischensummen, Kopf und Layout von Hand zu machen.
Der Stundenrapport entsteht auf Knopfdruck.
Periode und Projekt wählen, Vorschau prüfen, PDF erzeugen — in zwei Layouts, mit Ihrem Logo. Danach ist die abgerechnete Periode gesperrt. Kein Export, keine Vorlage, keine Nachbearbeitung.
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Das Problem
Der Monatsabschluss ist der teuerste Teil der Zeiterfassung.
Die Erfassung dauert Sekunden. Was danach kommt, dauert Stunden: exportieren, sortieren, formatieren, prüfen — pro Kunde und Monat. Und weil die Tabelle danach niemand sperrt, weiss im nächsten Frühling niemand mehr, welche Zeile bereits fakturiert wurde.
Niemand sperrt die Vergangenheit
Solange abgerechnete Stunden weiter änderbar sind, kann der Rapport von gestern der Auswertung von heute widersprechen. Auffallen wird es beim Kunden.
Zweimal abgerechnet, einmal bezahlt
Erst den Juli, später versehentlich noch einmal das dritte Quartal — bei Perioden von Hand ist das eine Frage der Zeit, nicht der Sorgfalt.
In fünf Schritten
Von der Periode zum fertigen PDF.
1
Periode wählen
Monat, Quartal, Semester oder Jahr — der Vormonat ist vorgeschlagen. Jede Periode endet auf dem Monatsletzten, damit keine Buchung des Folgemonats auf die Rechnung rutscht.
2
Kunde und Projekt wählen
Die Übersicht zeigt je Kombination, ob die Periode offen, teilweise oder vollständig abgerechnet ist — samt Stunden und Betrag. Sie sehen sofort, was noch aussteht.
3
Mitarbeitende wählen
Wer in dieser Periode auf das Projekt gebucht hat, steht zur Auswahl. Bereits abgerechnete Personen sind gesperrt, nicht bloss nicht vorgewählt.
4
Vorschau prüfen
Alle Zeilen, das Total und ein Hinweis, wenn noch unbestätigte Einträge im Zeitraum liegen — mit der Möglichkeit, sie an Ort und Stelle zu bestätigen. Die Vorschau speichert nichts.
5
Rapport erzeugen
Das PDF entsteht genau einmal und wird am Abrechnungslauf gespeichert. Gleichzeitig werden die enthaltenen Buchungen gesperrt.
Zwei Layouts, ein Datenstand.
Dasselbe Zahlenmaterial, zwei Zwecke — beide Rapporte rechnen über dieselbe Summenbildung, damit sie einander bei identischer Datenlage nie widersprechen können.
Klassische Rechnungsbeilage
Hochformat, Stunden dezimal, sortiert nach Mitarbeitenden und Datum, mit Mitarbeiterspalte und Summenblock am Ende. Das Blatt, das an die Rechnung geht.
Clockopus-Rapport
Querformat, Stunden in h:mm, nach Tagen gruppiert, mit Zwischensummen je Mitarbeitenden. Der Nachweis, den Sie intern und gegenüber der Bauherrschaft oder Mandantin zeigen.
Mit Ihrem Logo
Der Kopf trägt Ihr Logo, Kunde, Projekt, Periode und das Total. Der erfasste Beschreibungstext wird unverändert übernommen — Ticketnummern bleiben lesbar.
Was einen Rapport belastbar macht
Ein Stundenrapport ist mehr als eine Liste. Er ist die Grundlage, auf der eine Rechnung bezahlt oder bestritten wird. Drei Eigenschaften entscheiden darüber, ob er das aushält:
Er ist ein Beleg, keine Ansicht
Clockopus speichert das erzeugte PDF am Abrechnungslauf und erzeugt es später nicht neu. Beschreibungen werden korrigiert, Personen wechseln den Namen, Projekte werden umbenannt — ein neu erzeugtes Dokument wäre ein anderes. Belegen lässt sich nur, was unverändert aufbewahrt wurde.
Er sperrt, was er enthält
Mit dem Lauf werden die enthaltenen Buchungen gesperrt. Danach ändert sie niemand mehr, auch nicht versehentlich beim Nachtragen. Wird eine Korrektur nötig, öffnet ein Admin den Lauf bewusst wieder — und dieser Vorgang ist selbst wieder protokolliert.
Er verschweigt nichts
Liegen im Zeitraum noch unbestätigte Einträge, werden sie gezählt und benannt, statt stillschweigend zu fehlen. Fehlt für eine Leistung ein Stundensatz, steht dort ein Strich und keine Null — eine Null würde behaupten, Sie hätten Gratisarbeit vereinbart.
Mehr dazu, wie die Stunden davor entstehen: Leistungserfassung · Stundenrapport-Vorlage (Excel/PDF), falls Sie noch von Hand rapportieren · alle Funktionen · Ratgeber für Agenturen
FAQ
Fragen zum Stundenrapport
Was ist ein Stundenrapport?
Ein Stundenrapport listet die geleisteten Arbeitsstunden einer Periode nach Datum, Person und Leistung auf und weist die Summe aus. In der Schweiz dient er zwei Zwecken: als Beilage zur Rechnung bei Abrechnung nach Aufwand und als Nachweis der geleisteten Arbeitszeit.
Was muss auf einem Stundenrapport stehen?
Mindestens: Auftraggeber und Projekt, die Periode, je Zeile das Datum, die ausführende Person, eine Beschreibung der Leistung und die Dauer — dazu die Gesamtsumme. Für die Rechnungsbeilage sind Dezimalstunden üblich, für den internen Nachweis die Schreibweise h:mm.
Reicht eine Excel-Vorlage?
Für eine Person und wenige Projekte ja. Sobald mehrere Personen erfassen, wird es unzuverlässig: Formeln werden überschrieben, es entstehen parallele Versionen, und nichts hindert daran, eine bereits abgerechnete Zeile nachträglich zu ändern. Genau das schliesst eine gesperrte Abrechnungsperiode aus.
Was passiert mit dem Rapport nach dem Erzeugen?
Er wird am Abrechnungslauf gespeichert und bleibt unverändert erhalten. Das ist Absicht: Beschreibungen werden später korrigiert und Namen ändern sich — ein nachträglich neu erzeugtes Dokument wäre nicht mehr dasselbe, das die Kundin erhalten hat.
Kann eine abgerechnete Periode wieder geöffnet werden?
Ja. Ein Admin kann den Lauf wieder öffnen; die Buchungen werden dadurch wieder änderbar. Lauf und Rapport bleiben bestehen und tragen den Vermerk — bei einer Gutschrift ist genau das der nachvollziehbare Hergang.
Kann dieselbe Buchung zweimal abgerechnet werden?
Nein. Eine Buchung gehört zu höchstens einem Abrechnungslauf. Erst den Juli abzurechnen und später noch einmal das dritte Quartal ist damit ausgeschlossen — nicht durch eine Regel, die jemand einhalten muss, sondern durch das Datenmodell.