Excel-Zeiterfassung ablösen: Migration in 3 Schritten
Excel ist ein grossartiges Werkzeug — für Zeiterfassung im Team aber nur bis zu einem gewissen Punkt. So wechseln Sie geordnet, ohne Ihre bisherigen Daten zu verlieren.
Eine Tabelle reicht für die erste Zeit. Doch sobald mehrere Personen erfassen, Projekte dazukommen und ausgewertet werden soll, zeigt Excel seine Grenzen: zerschossene Formeln, parallele Versionen, keine Rollen, keine Sperre für abgeschlossene Perioden. Der Wechsel lohnt sich — und ist einfacher, als viele denken.
Schritt 1: Stammdaten exportieren
Ziehen Sie aus Ihrer Tabelle die Stammdaten heraus: Kunden, Projekte, (Sub-)Projekte. Diese Liste ist die Grundlage. In Clockopus importieren Sie sie per CSV oder JSON — ein einmaliger Schritt, danach pflegen Sie die Daten zentral an einem Ort.
Schritt 2: Ein klares Stichdatum setzen
Definieren Sie einen Stichtag, ab dem ausschliesslich im neuen System erfasst wird. Vermeiden Sie Parallelbetrieb über Wochen — das führt zu doppelter Pflege und Lücken. Alte abgeschlossene Perioden bleiben als Excel-Archiv liegen; ab dem Stichtag läuft alles in Clockopus.
Schritt 3: Team onboarden und auswerten
Lassen Sie jede Person ihren bevorzugten Eingabe-Modus wählen und erfassen Sie die ersten Tage gemeinsam. Nach einer Woche prüfen Sie die Reports: Sind die Zeiten vollständig und korrekt zugeordnet? Der Export nach CSV/Excel bleibt erhalten — Sie verlieren also nichts, was Sie an Excel geschätzt haben, gewinnen aber Rollen, Workflow und saubere Auswertungen dazu.
Für Technik-affine: per API automatisieren
Wer tiefer integrieren will, kann Clockopus über REST-API-Schlüssel anbinden — etwa um Stammdaten aus einem anderen System zu synchronisieren oder Zeitdaten automatisiert abzuholen. Für den normalen Betrieb ist das nicht nötig, für Automatisierer aber eine offene Tür.
Bereit für den Wechsel? Zugang anfragen — der erste Eintrag gelingt in unter drei Minuten. Mehr unter Funktionen und Preise.