Arbeitszeiterfassung in Deutschland: Was heute gilt und was 2026 kommt

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht in Deutschland bereits — unabhängig davon, dass die gesetzliche Neuregelung noch aussteht. Was das für Arbeitgeber heisst und wie Sie es ohne Grossprojekt erfüllen.

Zuletzt aktualisiert: 15. August 2026

Viele Betriebe warten auf „das Gesetz”, bevor sie etwas ändern. Das ist ein Missverständnis: Die Pflicht, Arbeitszeit zu erfassen, gilt bereits heute. Was noch aussteht, ist die gesetzliche Ausgestaltung — also die Frage, wie genau erfasst werden muss, nicht ob.

Dieser Artikel ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Für Ihren konkreten Fall ziehen Sie eine Fachanwältin für Arbeitsrecht oder Ihre Industrie- und Handelskammer bei.

Was heute schon gilt

Die Grundlage entstand in zwei Schritten:

2019 — Urteil des Europäischen Gerichtshofs. Der EuGH entschied, dass Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein objektives, verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit einzurichten.
2022 — Beschluss des Bundesarbeitsgerichts. Das BAG leitete daraus ab, dass die Pflicht zur Erfassung der Arbeitszeit in Deutschland bereits aus dem Arbeitsschutzgesetz folgt — also unmittelbar gilt, ohne dass der Gesetzgeber erst tätig werden muss.

Praktische Folge: Wer die Arbeitszeit seiner Mitarbeitenden heute gar nicht erfasst, erfüllt die geltende Rechtslage nicht. Eine Übergangsfrist, die auf ein noch nicht verkündetes Gesetz wartet, gibt es dafür nicht.

Was die geplante Reform vorsieht

Die Neuregelung soll im Arbeitszeitgesetz (ArbZG) verankert werden. Nach dem Stand der vorliegenden Entwürfe sind insbesondere vorgesehen:

Elektronische Erfassung als Regelfall. Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit sollen grundsätzlich elektronisch aufgezeichnet werden — Papier und Excel bleiben damit allenfalls die Ausnahme.
Aufzeichnung am selben Tag. Die Erfassung soll taggleich erfolgen, nicht rückwirkend zum Monatsende. Das ist der Punkt, an dem viele Betriebe heute scheitern.
Ausnahme für Kleinstbetriebe. Nach dem aktuellen Entwurf sollen Betriebe mit weniger als zehn Mitarbeitenden von der elektronischen Form ausgenommen sein — von der Pflicht zur Erfassung als solcher aber nicht.
Wöchentliche statt täglicher Höchstarbeitszeit. Diskutiert wird zudem, die Höchstarbeitszeit auf die Woche zu beziehen und damit flexibler zu gestalten.
Aufbewahrung. Die Aufzeichnungen sollen für einen festgelegten Zeitraum vorgehalten und auf Verlangen vorgelegt werden können.

Wichtig für die Planung: Ein finaler, im Bundesgesetzblatt verkündeter Text lag zum Zeitpunkt dieses Artikels nicht vor. Einzelheiten — insbesondere Fristen und Ausnahmen — können sich im weiteren Verfahren noch ändern. Wer jetzt umstellt, sollte deshalb auf ein System setzen, das die Anforderungen erfüllt, ohne von einer bestimmten Entwurfsfassung abzuhängen.

Was ein System praktisch können muss

Unabhängig vom endgültigen Wortlaut laufen die Anforderungen auf dieselben Fähigkeiten hinaus:

Beginn, Ende und Dauer — nicht nur die Summe

Eine reine Stundensumme pro Tag genügt nicht. Erfasst werden müssen Anfang und Ende, damit Ruhezeiten und Höchstarbeitszeiten überhaupt prüfbar sind. Ein System, das nur „8 Stunden” speichert, beantwortet die entscheidende Frage nicht.

Erfassung am selben Tag, ohne Hürde

Taggleiche Erfassung funktioniert nur, wenn sie beiläufig geht. Wer erst einen Rechner suchen, sich anmelden und ein Formular ausfüllen muss, trägt am Freitag nach. Praktikabel sind darum mehrere Wege nebeneinander: ein laufender Timer am Arbeitsplatz oder auf dem Mobilgerät, ein Badge oder NFC-Chip am gemeinsamen Gerät für alle, die nicht am Bildschirm arbeiten, und die Tastatureingabe für alle, die ohnehin dort sind.

Nachträgliche Änderungen müssen sichtbar bleiben

Korrekturen sind unvermeidlich — jemand vergisst auszustempeln, ein Eintrag landet auf dem falschen Tag. Entscheidend ist, dass die Korrektur nachvollziehbar ist: wer sie wann vorgenommen hat und wie der Wert vorher lautete. Ohne diese Spur lässt sich im Streitfall nicht unterscheiden zwischen einer legitimen Korrektur und einer nachträglichen Bereinigung.

Soll, Ist und Saldo statt loser Zettel

Aus der reinen Aufzeichnung wird erst dann ein nützliches Instrument, wenn ihr ein Sollwert gegenübersteht: das vertraglich vereinbarte Pensum, reduziert um Feiertage und genehmigte Abwesenheiten. Der Saldo daraus ist die Zahl, über die Mitarbeitende und Führung tatsächlich sprechen — und die im Streitfall zählt.

Zugänglich für die Mitarbeitenden

Der EuGH verlangt ausdrücklich ein zugängliches System. Mitarbeitende müssen ihre eigenen Aufzeichnungen einsehen können, nicht nur die Personalabteilung.

Wie Sie es ohne Grossprojekt umsetzen

Für die meisten Betriebe unter hundert Mitarbeitenden ist die Einführung eine Frage von Tagen, nicht von Monaten:

Klären Sie den Erfassungsweg je Personengruppe. Bildschirmarbeit, Aussendienst und Werkstatt brauchen unterschiedliche Wege — aber dasselbe System dahinter.
Hinterlegen Sie Pensum, Feiertage und Abwesenheitsarten. Ohne diese drei Angaben ist der Sollwert falsch, und damit ist auch jeder Saldo falsch.
Legen Sie fest, wer korrigieren darf. Und stellen Sie sicher, dass jede Korrektur protokolliert wird.
Starten Sie mit einer Abteilung. Eine Woche Parallelbetrieb zeigt mehr als drei Wochen Konzept.
Prüfen Sie den ersten Monatsabschluss von Hand. Danach nie wieder.

Und wenn Sie ohnehin Projektzeiten erfassen?

Viele Betriebe erfassen bereits Projekt- oder Kundenzeiten — für die Abrechnung. Das ist nicht dasselbe wie Arbeitszeiterfassung: Die eine beantwortet, wofür gearbeitet wurde, die andere, wie lange. Wer beides in getrennten Systemen führt, erfasst zweimal und bekommt zwei Wahrheiten.

Sinnvoller ist ein System, das beides aus denselben Buchungen ableitet: die Zuordnung zu Kunde und Projekt für die Abrechnung, Beginn und Ende derselben Buchung für den Arbeitszeitnachweis.

Clockopus und die Erfassungspflicht

Clockopus zeichnet Beginn, Ende und Dauer elektronisch auf — per Timer, per Tastatur, per Badge oder NFC am Kiosk-Gerät ohne eigenen Login. Es führt Soll, Ist und den laufenden Saldo je Person, kennt Pensum und Beschäftigungsperioden, reduziert das Monatssoll automatisch um hinterlegte Feiertage und genehmigte Abwesenheiten, und protokolliert jede nachträgliche Änderung mit dem Wert davor und danach. Die Aufbewahrungsdauer dieses Protokolls legen Sie selbst fest.

Ob Ihre konkrete Umsetzung den gesetzlichen Anforderungen genügt, entscheidet nicht die Software, sondern wie Sie sie einsetzen — das gilt für jedes System. Was Clockopus liefert, sind die Fähigkeiten, die dafür nötig sind.

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