Aufbewahrung, Pausen, Homeoffice: die Detailfragen zu Art. 73 ArGV 1
Dass Arbeitszeit erfasst werden muss, wissen die meisten Betriebe. Woran sie bei einer Kontrolle scheitern, sind die Details: fehlende Pausen, gelöschte Vorjahre, Homeoffice-Tage ohne Aufzeichnung.
Art. 73 ArGV 1 ist der Artikel, der die Pflicht aus Art. 46 ArG konkret macht. Er sagt, was aufzuzeichnen ist, wie lange es aufzubewahren ist — und er sagt nichts darüber, wo gearbeitet wird. Genau daraus folgen die drei Fragen, die in der Praxis am häufigsten falsch beantwortet werden.
Orientierung, keine Rechtsberatung. Verbindlich: SECO-Wegleitung zu Art. 73 ArGV 1 und das kantonale Arbeitsinspektorat.
Was aufzuzeichnen ist
Für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter, sofern keine Ausnahme nach Art. 73a/73b greift:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit — nicht nur die Summe.
- Pausen von einer halben Stunde und länger mit Lage und Dauer.
- Die wöchentliche Arbeitszeit samt Ausgleichs- und Überzeitarbeit.
- Bei Nacht- und Sonntagsarbeit die Lage der Ruhezeiten.
- Daneben Personalien und Art der Beschäftigung — das steht meist ohnehin im Personaldossier.
Erleichterung: Gelten feste Arbeitszeiten und vorgegebene Pausen, genügt es, Abweichungen davon aufzuzeichnen (Art. 73 Abs. 1 Bst. c). Voraussetzung ist ein Dienstplan oder eine Regelung, aus der sich der Normalfall ergibt. Sobald jemand flexibel arbeitet, gilt die Erleichterung für diese Person nicht mehr.
Pausen: was gilt
Zwei Dinge werden oft vermischt — die Pflicht, Pausen zu gewähren, und die Pflicht, sie aufzuzeichnen.
| Tägliche Arbeitszeit | Mindestpause (Art. 15 ArG) |
|---|---|
| mehr als 5½ Stunden | 15 Minuten |
| mehr als 7 Stunden | 30 Minuten |
| mehr als 9 Stunden | 60 Minuten |
Aufzuzeichnen sind Pausen ab 30 Minuten. Eine 15-Minuten-Pause muss gewährt, aber nicht einzeln dokumentiert werden. Wer die Pause am Arbeitsplatz verbringt und dort verfügbar bleiben muss, macht keine Pause, sondern arbeitet — das ist Arbeitszeit.
Praktische Folge: Ein System, das nur „Kommen 08:00, Gehen 17:30” kennt, kann die Einhaltung der Pausen nicht belegen. Es braucht entweder eine Pausenbuchung oder eine Regel („bei mehr als 7 Stunden werden 30 Minuten abgezogen”), die im Zweifel für den Betrieb spricht — und dokumentiert ist.
Aufbewahrung: fünf Jahre
Art. 73 Abs. 2 verlangt, dass die Verzeichnisse und Unterlagen mindestens fünf Jahre nach Ablauf ihrer Gültigkeit aufbewahrt werden. Das betrifft:
- die Zeitaufzeichnungen selbst (auch die vereinfachten nach Art. 73b),
- die Vereinbarungen zu Verzicht und Vereinfachung,
- Dienstpläne, wenn nur Abweichungen erfasst werden.
Die Form ist frei — Papier oder elektronisch —, aber die Aufzeichnungen müssen lesbar, vollständig und einer Person zuordenbar bleiben. Zwei Fehler sind häufig: Ein Zeiterfassungs- system, das beim Austritt einer Person deren Daten löscht (fünf Jahre gelten ab dem letzten Eintrag, nicht ab dem Austritt), und Excel-Dateien, die beim Wechsel des Werkzeugs nicht migriert werden.
Nicht zu verwechseln mit dem Änderungsprotokoll einer Software: Das protokolliert, wer eine Aufzeichnung wann geändert hat, und hat seine eigene Aufbewahrungsdauer. Für Art. 73 zählen die Aufzeichnungen selbst.
Homeoffice
Das Arbeitsgesetz unterscheidet nicht nach Ort. Wer zu Hause arbeitet, arbeitet — mit denselben Aufzeichnungspflichten, denselben Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten (11 Stunden zwischen zwei Arbeitstagen) und demselben Verbot von Nacht- und Sonntagsarbeit ohne Bewilligung.
Praktisch bedeutet das:
- Die Aufzeichnung muss von zu Hause aus möglich sein — Stempeluhr am Bürotor reicht nicht.
- Wer abends noch E-Mails beantwortet, arbeitet. Ist das nicht erfasst, fehlt es im Nachweis der Ruhezeit — zulasten des Arbeitgebers.
- Bei festen Zeiten mit Abweichungs-Erfassung ist Homeoffice unproblematisch; bei flexibler Arbeit braucht es die volle Erfassung, ortsunabhängig.
Checkliste für die Kontrolle
- Je Person und Tag: Beginn, Ende, Pausen ≥ 30 min — oder Dienstplan + Abweichungen.
- Wochensummen und Überzeit ablesbar.
- Vereinbarungen nach Art. 73a/73b schriftlich, widerrufbar, unterschrieben.
- Aufbewahrung 5 Jahre, auch für Ausgetretene, auch nach Werkzeugwechsel.
- Homeoffice und Aussendienst erfasst wie Büroarbeit.
- Änderungen an Aufzeichnungen nachvollziehbar (wer, wann, was vorher).
In Clockopus
Beginn und Ende je Buchung, Pausen als eigene Buchung oder Regel, Soll/Ist/Saldo je Person, ein Feiertagskalender, der das Soll reduziert, und ein Änderungsprotokoll mit Wert davor und danach. Timer und installierbare App machen die Erfassung ortsunabhängig; Aufzeichnungen bleiben nach dem Austritt einer Person erhalten und sind jederzeit exportierbar. Die Aufbewahrungsdauer des Protokolls legen Sie pro Mandant fest.