Vereinfachte Arbeitszeiterfassung und Verzicht: Wer darf, und was bleibt Pflicht
Seit 2016 kennt das Schweizer Arbeitsrecht zwei Ausnahmen von der detaillierten Zeiterfassung. Beide sind enger, als viele Betriebe annehmen — und keine von beiden erlaubt, gar nichts aufzuzeichnen.
Die Grundregel steht in Art. 46 ArG und Art. 73 ArGV 1: Arbeitgeber zeichnen für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, die Pausen ab einer halben Stunde sowie die wöchentliche Arbeitszeit auf. Auf den 1. Januar 2016 kamen zwei Ausnahmen dazu — Art. 73a (Verzicht) und Art. 73b (vereinfachte Erfassung). Wer sie anwenden will, muss die Voraussetzungen erfüllen und schriftlich festhalten.
Orientierung, keine Rechtsberatung. Massgeblich sind SECO-Wegleitung und die zuständigen kantonalen Arbeitsinspektorate.
Verzicht auf die Arbeitszeiterfassung (Art. 73a ArGV 1)
Ganz auf die Erfassung verzichten dürfen nur Mitarbeitende, die alle folgenden Bedingungen erfüllen:
- Bruttojahreseinkommen über CHF 120’000 (inklusive Boni), bei Teilzeit anteilig.
- Grosse Autonomie bei der Gestaltung der Arbeitszeit — sie können Beginn, Ende und Lage ihrer Arbeit selbst bestimmen. Es genügt nicht, dass jemand viel arbeitet; er muss darüber entscheiden können.
- Ein Gesamtarbeitsvertrag sieht den Verzicht ausdrücklich vor. Ohne GAV geht es nicht — die Verordnung verlangt eine kollektive Grundlage, nicht nur die Einigung zwischen zwei Personen.
- Die betroffene Person verzichtet einzeln und schriftlich, und sie kann diesen Verzicht jährlich widerrufen.
Praktisch heisst das: Für die grosse Mehrheit der Schweizer KMU ohne GAV ist der vollständige Verzicht nicht verfügbar — unabhängig vom Lohn.
Vereinfachte Arbeitszeiterfassung (Art. 73b ArGV 1)
Die zweite Ausnahme ist breiter anwendbar. Statt Beginn, Ende und Pausen wird nur noch die tägliche Gesamtdauer der Arbeitszeit aufgezeichnet — Nacht- und Sonntagsarbeit weiterhin mit Beginn und Ende. Voraussetzungen:
- Die Mitarbeitenden können ihre Arbeitszeit zu einem namhaften Teil selbst festlegen (nach der SECO-Praxis: mindestens etwa ein Viertel).
- Grundlage ist eine Vereinbarung mit der Arbeitnehmervertretung — oder, in Betrieben mit weniger als 50 Mitarbeitenden, eine individuelle schriftliche Vereinbarung mit jeder betroffenen Person.
- Die Vereinbarung nennt die betroffenen Personengruppen und regelt, wie der Betrieb Arbeits- und Ruhezeiten trotzdem einhält (Ausgleichsmassnahmen); es findet ein jährliches Gespräch statt.
- Auf Verlangen der Mitarbeitenden ist die Vereinbarung jederzeit widerrufbar; sie können jederzeit zur detaillierten Erfassung zurück.
Ein Muster des SECO für Verzicht oder Vereinbarung gibt es nicht — der Betrieb formuliert selbst, am besten mit dem Arbeitsinspektorat oder einer Fachperson.
Was in jedem Fall bleibt
Auch bei vereinfachter Erfassung gilt:
| Pflicht | Grundlage | Was das praktisch heisst |
|---|---|---|
| Tägliche Gesamtdauer aufzeichnen | Art. 73b Abs. 1 | Eine Zahl je Tag — aber je Tag, nicht als Monatssumme nachgetragen |
| Beginn/Ende bei Nacht- und Sonntagsarbeit | Art. 73b Abs. 1 | Für diese Fälle bleibt die volle Erfassung |
| Höchstarbeitszeit, Ruhezeiten, Pausen einhalten | ArG Art. 9 ff., 15 ff. | Die Pflichten gelten weiter — nur der Nachweis ist leichter |
| Aufbewahrung 5 Jahre | Art. 73 Abs. 2 | Für alle Aufzeichnungen, auch die vereinfachten |
| Auskunft an das Arbeitsinspektorat | Art. 46 ArG | Auf Verlangen vorzulegen |
Und wer Projektzeit für die Verrechnung erfasst, erfasst faktisch ohnehin: Die Summe der verrechneten Stunden eines Tages ist die tägliche Gesamtdauer — sofern auch nicht verrechenbare Arbeit gebucht wird.
Häufige Missverständnisse
- „Kader müssen nicht erfassen.” Nur bei über CHF 120’000, grosser Autonomie und GAV mit entsprechender Klausel. Ohne GAV: vereinfachte Erfassung, nicht Verzicht.
- „Vertrauensarbeitszeit heisst keine Erfassung.” Vertrauensarbeitszeit ist ein Arbeitszeitmodell, keine Ausnahme von Art. 46 ArG. Sie ist mit Art. 73b vereinbar, ersetzt ihn aber nicht.
- „Ein Satz im Arbeitsvertrag reicht.” Für Art. 73b braucht es eine eigene, widerrufbare Vereinbarung mit den geforderten Inhalten; ein Passus im Standardvertrag genügt der Praxis meist nicht.
- „Wir sind unter 50, also frei.” Unter 50 entfällt nur die Pflicht zur Vereinbarung mit einer Arbeitnehmervertretung — die individuelle schriftliche Vereinbarung und alle übrigen Bedingungen bleiben.
In Clockopus
Clockopus zwingt kein Erfassungsmodell auf. Wer detailliert erfasst, nutzt Timer, Stempeluhr oder Kalender mit Beginn und Ende; wer nach Art. 73b vereinfacht erfasst, bucht Dauer je Tag — beides fliesst in dieselbe Soll/Ist/Saldo-Rechnung, dasselbe Änderungsprotokoll und dieselbe Aufbewahrung. Erfassungs-Profile legen pro Mandant fest, welche Felder Pflicht sind.