Überstunden und Gleitzeit sauber führen: Soll, Ist, Saldo
Der Zeitsaldo ist die Zahl, über die im Jahresgespräch gestritten wird — und meistens die am schlechtesten gepflegte. Wie sie zustande kommt und wie Sie sie laufend statt rückwirkend führen.
Fast jeder Betrieb führt Überstunden. Erstaunlich wenige können erklären, wie die Zahl entsteht. Das rächt sich spätestens dann, wenn jemand austritt und der Saldo ausbezahlt werden muss.
Die drei Grössen
Ein belastbarer Zeitsaldo hat genau drei Bestandteile:
Soll — die Arbeitszeit, die eine Person in einer Periode leisten soll. Sie folgt aus dem vereinbarten Pensum, nicht aus einer festen Wochenstundenzahl für alle.
Ist — die tatsächlich erfasste Arbeitszeit derselben Periode.
Saldo — die Differenz, fortlaufend über die Perioden hinweg addiert.
So weit die Theorie. In der Praxis geht fast jeder Fehler auf das Soll zurück, nicht auf das Ist. Das Ist wird erfasst; das Soll wird gerechnet — und wer es falsch rechnet, bekommt einen Saldo, der nie stimmen kann.
Was ins Soll gehört — und meistens vergessen wird
Das Pensum, und zwar das jeweils gültige
Bei 80 Prozent ist das Monatssoll entsprechend tiefer. Heikel wird es, wenn sich das Pensum mitten im Jahr ändert: Wer das Soll rückwirkend mit dem neuen Pensum rechnet, verschiebt den Saldo für Monate, in denen ganz andere Bedingungen galten. Beschäftigungsperioden mit Gültig-ab- Datum lösen das — jeder Monat wird mit dem Pensum gerechnet, das damals vereinbart war. Dasselbe gilt für Ein- und Austritte mitten im Monat.
Feiertage
Ein Feiertag, der auf einen Arbeitstag fällt, reduziert das Soll — sonst baut jede Person in Wochen mit Feiertagen automatisch ein Minus auf, ohne weniger gearbeitet zu haben. Feiertage gehören deshalb als Kalender hinterlegt, nicht von Hand abgezogen. Und weil sie kantonal beziehungsweise regional unterschiedlich sind, muss dieser Kalender pflegbar sein.
Genehmigte Abwesenheiten
Ferien und Krankheit reduzieren das Soll ebenfalls. Wird das nicht automatisch verrechnet, entsteht ausgerechnet bei kranken Mitarbeitenden ein Minussaldo — mit entsprechender Wirkung auf die Stimmung.
Was nicht ins Soll gehört
Unbezahlter Urlaub, Kurzarbeit und ähnliche Sonderfälle brauchen eine bewusste Regelung. Wichtig ist weniger, welche Regel Sie wählen, als dass sie dokumentiert und überall gleich angewendet wird.
Warum der Saldo laufend sichtbar sein muss
Ein Saldo, der einmal jährlich ermittelt wird, ist kein Führungsinstrument, sondern eine Überraschung. Zwei Dinge ändern sich, sobald er laufend sichtbar ist:
- Mitarbeitende steuern selbst. Wer im September sieht, dass er 40 Stunden im Plus ist, nimmt im Oktober einen Tag frei — statt im Dezember eine Auszahlung zu verlangen.
- Führung sieht Muster früh. Ein Saldo, der über Monate nur wächst, ist kein Zeitproblem, sondern ein Kapazitätsproblem. Das lässt sich im Frühling lösen, im Dezember nicht mehr.
Dazu kommt der rechtliche Aspekt: Sowohl das Schweizer Arbeitsgesetz als auch die Regelungen in Deutschland verlangen, dass Mitarbeitende ihre Aufzeichnungen einsehen können. Ein Saldo, der nur in der Personalabteilung existiert, erfüllt das nicht.
Häufige Fehlerquellen
| Symptom | Ursache | Abhilfe |
|---|---|---|
| Alle haben in Feiertagswochen ein Minus | Feiertage reduzieren das Soll nicht | Feiertagskalender hinterlegen |
| Teilzeit-Mitarbeitende dauerhaft im Minus | Soll wird mit 100 Prozent gerechnet | Pensum pro Person, mit Gültig-ab-Datum |
| Saldo springt rückwirkend | Pensumsänderung wirkt auf alte Monate | Beschäftigungsperioden statt einem Pensumsfeld |
| Kranke Mitarbeitende bauen Minus auf | Absenzen reduzieren das Soll nicht | Absenzen mit Genehmigung ins Soll einrechnen |
| Niemand traut der Zahl | Korrekturen sind nicht nachvollziehbar | Änderungen protokollieren, mit Wert davor und danach |
In Clockopus
Clockopus führt Soll, Ist und den laufenden Saldo je Person: das Pensum über Beschäftigungsperioden mit Gültig-ab-Datum, den Feiertagskalender mandantenweit, genehmigte Abwesenheiten aus dem Antragsprozess. Jede Person sieht ihren eigenen Stand unter „Meine Zeit”, die Führung die Übersicht aller Mitarbeitenden pro Monat aufklappbar. Nachträgliche Änderungen werden mit Wert davor und danach protokolliert.
Das Modul „Anwesenheit & Abwesenheiten” ist optional — wer nur Projektzeiten erfassen will, schaltet es nicht ein.
- Funktionen im Detail
- Preise — das Modul kostet CHF 4 pro Benutzer und Monat
- Arbeitszeiterfassung in Deutschland
- Arbeitszeiterfassungs-Pflicht in der Schweiz