Der Stundenrapport als Rechnungsbeilage: was Kunden prüfen — und wie er besteht
Eine Rechnung nach Aufwand wird nicht an der Rechnung geprüft, sondern an der Beilage. Wer weiss, wonach die Empfängerin schaut, baut den Rapport so, dass er beim ersten Blick durchgeht — und die Zahlung nicht an einer Rückfrage hängt.
Bei Abrechnung nach Aufwand ist die Rechnung nur eine Summe. Der Stundenrapport ist das Dokument, das die Summe begründet — und das Dokument, an dem der Kunde entscheidet, ob er zahlt, zurückfragt oder kürzt. Er wird gelesen von jemandem, der die Arbeit nicht gemacht hat, oft Wochen später, manchmal von der Buchhaltung statt vom Auftraggeber.
Was drauf muss
| Angabe | Warum |
|---|---|
| Auftraggeber, Projekt/Auftrag, Periode | Zuordnung zur Bestellung und zum Budget |
| Rechnungsnummer oder Bezug | Damit Beilage und Rechnung zusammenbleiben |
| Je Zeile: Datum, Person, Leistung, Beschreibung, Dauer | Die vier Fragen des Prüfers: wann, wer, was, wie lange |
| Zwischensummen je Person, Gesamtsumme | Der Prüfer rechnet nach — machen Sie es ihm leicht |
| Satz je Person (wenn vereinbart) und Betrag | Sonst prüft er gegen den Vertrag und findet Abweichungen |
| Stundenformat klar (dezimal oder h:mm) | 1.5 und 1:30 sind gleich — 1.30 ist ein Fehler |
| Seitenzahl „x von y”, Erstellungsdatum | Vollständigkeit; nichts wurde nachträglich ergänzt |
Wonach Kunden prüfen
- Stimmt die Summe? Zwischensummen und Total werden nachgerechnet — bei Excel-Beilagen die häufigste Fehlerquelle (überschriebene Formel, ausgeblendete Zeile).
- Stimmt der Satz? Gegen Vertrag oder Offerte: Satz je Person, Rabatt, Rahmenvereinbarung. Ein einzelner falscher Satz stellt die ganze Beilage in Frage.
- Rundung. In welcher Einheit wird gerundet — 6, 15, 30 Minuten? Ist das vereinbart? Werden viele Kleinstpositionen aufgerundet, fällt es auf.
- Plausibilität. 14 Stunden am Sonntag; dieselbe Person zur selben Zeit auf zwei Projekten; „Diverses” als Beschreibung; eine Sitzung, die dem Kunden anders in Erinnerung ist.
- Doppelverrechnung. Steht diese Leistung schon auf der Beilage vom Vormonat? Der Klassiker bei Perioden von Hand: Juli abgerechnet, später „Q3” noch einmal.
- Beschreibungen. Zu dünn („Support”) erzeugt Rückfragen; zu ausführlich mit internen Ticketnummern ist gut, sofern die Nummer beim Kunden etwas bedeutet.
- Nicht vereinbarte Positionen. Reisezeit, Spesen, Nebenkosten — wenn im Vertrag nicht geregelt, streicht die Buchhaltung sie.
Wie der Rapport von selbst besteht
Zeitnah erfassen. Rekonstruierte Beschreibungen sind vage und Beschreibungen sind das, was der Kunde liest. Was am selben Tag mit Ticketnummer oder Betreff erfasst wurde, braucht keine Nachbearbeitung.
Sätze an der Quelle. Der Satz gehört an die Vereinbarung (Person × Kunde, mit Gültig-ab-Datum), nicht in eine Spalte, die jemand von Hand füllt. Dann ist die Beilage bei jeder Periode gleich bepreist — auch bei einer Nachfakturierung des Vorjahres.
Perioden sperren. Was abgerechnet ist, darf sich nicht mehr ändern, und eine Buchung darf nur in einer Periode auftauchen. Das ist keine Disziplinfrage; die Sperre muss im System sein.
Das Dokument aufbewahren, nicht neu erzeugen. Kommt eine Rückfrage, muss der Rapport, den Sie ansehen, derselbe sein, den der Kunde hat. Wer ihn aus aktuellen Daten neu erzeugt, sieht ein anderes Dokument — Beschreibungen wurden korrigiert, Namen haben geändert.
Ein Layout je Zweck. Die Rechnungsbeilage in Dezimalstunden für die Buchhaltung; der Rapport in h:mm mit Tagen und Zwischensummen für den Auftraggeber, der die Arbeit kennt. Beide aus denselben Zahlen — sonst widersprechen sie sich.
Wenn doch eine Rückfrage kommt
- Zeile identifizieren (Datum, Person), Beschreibung und, wenn vorhanden, Referenz nennen.
- Bei berechtigter Korrektur: Gutschrift oder Nachtrag in der nächsten Periode — nicht die alte Beilage still ändern.
- Ändern Sie eine Vereinbarung (Satz, Rundung), dann ab einem Datum, nicht rückwirkend.
Checkliste vor dem Versand
- Periode endet auf dem Monatsletzten; keine Buchung des Folgemonats enthalten
- Alle Zeilen bestätigt; keine Entwürfe drin, keine unbewusst weggelassenen
- Sätze entsprechen der Vereinbarung; keine Zeile ohne Satz, wo einer vereinbart ist
- Zwischensummen je Person, Total, Seitenzahlen
- Beschreibungen lesbar für jemanden, der nicht dabei war
- Rundung wie vereinbart
- Periode gesperrt, PDF archiviert
In Clockopus
Der Abrechnungslauf wählt Periode, Kunde/Projekt und Personen, zeigt eine Vorschau mit Total und allfälligen Entwürfen, erzeugt den Rapport als PDF in zwei Layouts mit Logo und Seitenzahlen, sperrt die Buchungen und bewahrt das Dokument am Lauf auf. Sätze kommen aus der Vereinbarung (sechs Stufen, Gültig-ab), fehlende Sätze erscheinen als Strich statt Null. Eine Buchung gehört zu höchstens einem Lauf. Wer noch von Hand rapportiert: Stundenrapport-Vorlage.