Zeiterfassung im Treuhandbüro: Mandat, Satz, Rapport
Im Treuhandwesen ist die erfasste Viertelstunde die Rechnung. Wo Mandate, Sätze und Rapporte in getrennten Listen leben, verliert das Büro Marge, ohne es zu merken. So bringen Sie die drei zusammen — ohne ein Systemprojekt.
Treuhandbüros haben eine Eigenheit, die viele Zeiterfassungen nicht abbilden: der Satz hängt selten nur am Mandanten. Er hängt an der Kombination — diese Sachbearbeiterin bei diesem Mandanten, ab diesem Datum, für diese Art von Arbeit. Und die Rechnung braucht am Ende nicht eine Zahl, sondern eine Beilage, die der Mandant lesen und prüfen kann.
1. Mandate strukturieren, ohne sich zu verzetteln
Drei Ebenen reichen fast immer:
| Ebene | Im Treuhandbüro | Beispiel |
|---|---|---|
| Kunde | Mandant (juristische oder natürliche Person) | Muster AG |
| Projekt | Mandat / Dauerauftrag / Jahr | Buchhaltung 2026 · MWST · Steuererklärung 2025 · Lohn |
| Subprojekt | Teilmandat oder Tätigkeitsart | Quartalsabschluss · Revision · Beratung |
Bewusst nicht je Tätigkeit ein Projekt: Wer für jede Sitzung ein Projekt anlegt, hat nach zwei Jahren Hunderte, und die Auswertung sagt nichts mehr. Wiederkehrende Mandate laufen als Dauerauftrag mit Jahr; einmalige als eigenes Projekt.
2. Sätze pflegen — an der richtigen Stelle
Der häufigste Fehler ist ein Standardsatz je Person und eine Nebenliste mit Ausnahmen je Mandant. Die Nebenliste ist nach einem Jahr nicht mehr aktuell, und niemand weiss, welche Rechnung nach welcher Regel entstand. Besser: eine Hierarchie, in der jede Vereinbarung an ihrer Stufe steht:
- Vorgabe des Büros (Fallback)
- Satz je Mitarbeitenden (Partner, Sachbearbeiter, Lernende)
- Satz je Mandant (Rahmenvereinbarung)
- Satz je Mandant × Mitarbeitenden (die typische Treuhand-Vereinbarung)
- Satz je Mandat
- Satz je Mandat × Mitarbeitenden
Die spezifischere Stufe gewinnt. Jede Vereinbarung braucht ein Gültig-ab-Datum — sonst bepreist eine Nachfakturierung des Vorjahres mit dem heutigen Satz. Und: Kein Satz ist besser als ein falscher. Wo nichts vereinbart ist, soll die Auswertung einen Strich zeigen, keine Null.
3. Erfassen, während es passiert
Die Rekonstruktion am Freitag ist im Treuhandbüro besonders teuer, weil viele kurze Einheiten anfallen: ein Anruf, eine Rückfrage, ein Beleg. Was hilft:
- Favoriten für die zehn Mandate, an denen man gerade arbeitet — ein Tastenkürzel, keine Suche.
- Timer, der beim Mandatswechsel umschaltet, statt „später eintragen”.
- Beschreibung mit Referenz — Belegnummer, Steuerperiode, Aktenzeichen —, damit die Volltextsuche sie in acht Monaten wiederfindet.
- Kein Zwang zum Entwurfsschritt: Wo jede Sachbearbeiterin ihre Leistungen selbst verantwortet, ist der Eintrag sofort gültig. Wer eine Freigabe durch den Mandatsleiter will, schaltet sie ein.
4. Der Rapport zur Rechnung
Die Rechnungsbeilage muss drei Fragen beantworten, bevor der Mandant sie stellt: wer hat wann was gemacht, und wie lange. Ein Export aus der Zeiterfassung ist noch keine Beilage — Sortierung, Zwischensummen je Person, Kopf mit Mandat und Periode, Logo. Und die Beilage darf sich nachträglich nicht ändern: Beschreibungen werden korrigiert, Personen wechseln — der Rapport, den der Mandant erhalten hat, muss derselbe bleiben.
Deshalb gehört zum Rapport die Periodensperre: Was abgerechnet ist, ist gesperrt. Eine Nachbuchung für den Juli landet nicht still im abgerechneten Juli, sondern fällt auf — und wird in der nächsten Periode oder als Nachtrag ausgewiesen.
5. Nachvollziehbarkeit für Revision und Rückfrage
Zwei Situationen, in denen die Aufzeichnung selbst geprüft wird:
- Der Mandant fragt nach acht Monaten, was im März war. Volltextsuche über alle Leistungen, Treffer als Liste exportierbar — zwei Minuten statt einer Recherche.
- Die Revision fragt, ob eine Position nachträglich geändert wurde. Ein Änderungsprotokoll mit Akteur, Zeitpunkt und Wert davor und danach beantwortet das; die Aufbewahrungsdauer sollte mindestens den Fristen der Mandate folgen.
6. Was Sie nicht brauchen
Ein Treuhandbüro mit 5 bis 25 Personen braucht keine Mandatsverwaltung mit Dokumentenablage, Fakturierung und Buchhaltung im selben System, um sauber abzurechnen — es braucht Erfassung, Sätze und Rapport, und einen sauberen Weg in die Fakturierung (CSV, Excel, Fibu-Export; die bexio- Anbindung ist in Vorbereitung). Die grossen Schweizer Leistungserfassungs-Systeme sind für Büros ab zwanzig Personen mit Einführungsprojekt gebaut — der Vergleich sagt, wann sie trotzdem die richtige Wahl sind.
In Clockopus
Erfassung Kunde → Projekt → Subprojekt, Timer und Favoriten, sechsstufige Satz-Hierarchie mit Gültig-ab und Erklärung auf Klick, Abrechnungslauf mit Stundenrapport als PDF und Periodensperre, Volltextsuche, Änderungsprotokoll. Stammdaten kommen per CSV. Für die meisten Büros ist der erste Rapport am zweiten Tag erzeugt.