Arbeitszeitaufzeichnung in Österreich: Was § 26 AZG von Betrieben verlangt
In Österreich ist die Aufzeichnungspflicht keine Neuheit — sie steht seit Jahrzehnten im Arbeitszeitgesetz. Neu ist der Kontrolldruck. Was aufzuzeichnen ist, was bei Verstössen droht und wie Sie es ohne Aufwand richtig machen.
Während Deutschland noch über die gesetzliche Ausgestaltung der Arbeitszeiterfassung diskutiert und die Schweiz seit 2016 mit Ausnahmeregeln arbeitet, ist die Lage in Österreich seit Langem klar: Das Arbeitszeitgesetz (AZG) verpflichtet Arbeitgeber, die Arbeitszeit ihrer Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer aufzuzeichnen — und zwar detailliert.
Dieser Artikel ist eine Orientierung und ersetzt keine Rechtsberatung. Verbindliche Auskunft geben die Arbeitsinspektion, die Wirtschaftskammer oder eine Fachanwältin für Arbeitsrecht.
Die Rechtsgrundlage: § 26 AZG
Nach § 26 Arbeitszeitgesetz hat der Arbeitgeber Aufzeichnungen über die geleisteten Arbeitsstunden zu führen. In der Praxis heisst das:
- Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit — inklusive Aussendienst und Homeoffice.
- Ruhepausen — Lage und Dauer.
- Ruhezeiten ergeben sich aus Ende und nächstem Beginn; sie müssen prüfbar sein.
- Damit die Höchstgrenzen kontrollierbar sind: grundsätzlich 12 Stunden am Tag und 50 Stunden in der Woche im Durchschnitt (mit den gesetzlichen Ausnahmen).
Das AZG schreibt keine bestimmte Form vor. Zulässig sind handschriftliche Listen, Tabellenkalkulation oder ein elektronisches System — solange die Aufzeichnungen vollständig, nachvollziehbar und manipulationssicher sind. An dieser letzten Bedingung scheitern Excel-Listen in der Prüfung regelmässig: Eine Tabelle, die jeder nachträglich ändern kann, ohne dass es sichtbar wird, belegt wenig.
Was 2026 anders ist
Zwei Entwicklungen erhöhen den Druck auf saubere Aufzeichnungen:
- Meldung der Wochenstunden bei der Sozialversicherung. Seit 2026 sind bei der Anmeldung die vereinbarten Wochenstunden (etwa 38,5) anzugeben. Damit wird der Unterschied zwischen vereinbarter und tatsächlich geleisteter Arbeitszeit für Behörden unmittelbar sichtbar — Soll und Ist stehen nebeneinander.
- Kontrollpraxis. Arbeitsinspektorate prüfen Aufzeichnungen nicht nur auf Existenz, sondern auf Plausibilität: gleichförmige „08:00–17:00”-Reihen über Monate ohne jede Abweichung fallen auf.
Strafen bei fehlenden oder mangelhaften Aufzeichnungen
Fehlen die Aufzeichnungen oder sind sie unvollständig, drohen nach § 28 AZG Verwaltungsstrafen — nach den zugänglichen Quellen im Rahmen von rund 20 bis 1’815 Euro je Verstoss, im Wiederholungsfall höher. Wichtig: „je Verstoss” kann je Arbeitnehmerin und je Zeitraum gerechnet werden. Dazu kommt das arbeitsrechtliche Risiko: Ohne Aufzeichnungen liegt die Beweislast bei Überstundenklagen faktisch beim Arbeitgeber.
Aufbewahrung
Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren, in einer Form, die den Anforderungen der DSGVO genügt und Manipulationen ausschliesst. In der Praxis empfiehlt sich eine längere Frist, weil arbeitsrechtliche Ansprüche länger geltend gemacht werden können.
Was ein System können muss — Checkliste
| Anforderung | Warum | In Clockopus |
|---|---|---|
| Beginn, Ende, Pausen je Tag | § 26 AZG verlangt die Lage, nicht nur die Summe | Timer, Stempeluhr (Badge/NFC/Kiosk), Kalender, Tastatur — jede Buchung mit Von/Bis |
| Homeoffice und Aussendienst | Pflicht gilt ortsunabhängig | Timer auf dem Mobilgerät, installierbar als App, offline-fähig |
| Manipulationssicher | Prüfung und Beweislast | Änderungsprotokoll mit Akteur, Zeitpunkt, Wert davor und danach; gesperrte Perioden |
| Soll gegen Ist | SV-Meldung der Wochenstunden macht die Differenz sichtbar | Soll/Ist/Saldo je Person, Pensum mit Gültig-ab-Datum, Feiertagskalender |
| Aufbewahrung ≥ 2 Jahre | § 26 AZG / DSGVO | Aufbewahrungsdauer pro Organisation einstellbar (Standard 24 Monate); Export jederzeit |
| Einsicht für Mitarbeitende | Transparenz, Streitvermeidung | Jede Person sieht ihre eigenen Aufzeichnungen und ihren Saldo |
Häufige Fehler in österreichischen KMU
- „Wir haben Vertrauensarbeitszeit” — auch bei weitgehender Zeitautonomie bleibt die Aufzeichnung Pflicht; nur der Umfang kann unter engen Voraussetzungen reduziert sein.
- Pausen werden nicht erfasst — die halbe Stunde nach sechs Stunden gehört ins Protokoll, sonst ist der Tag nicht prüfbar.
- Nachtragen am Monatsende — Aufzeichnungen sollen zeitnah entstehen. Ein System, das die Erfassung beiläufig macht (Timer, Badge), löst das ohne Ermahnungen.
- Excel ohne Änderungsschutz — spätestens bei einer Kontrolle oder einer Klage der Punkt, an dem die Aufzeichnung nichts mehr beweist.
Und die Projektzeit?
Viele Betriebe erfassen bereits Projekt- oder Kundenzeiten für die Verrechnung. Das ist nicht dasselbe wie die Arbeitszeitaufzeichnung nach AZG — die eine sagt wofür, die andere wie lange. Zwei Systeme dafür bedeuten doppelte Erfassung und zwei Wahrheiten. Clockopus leitet beides aus derselben Buchung ab: Kunde und Projekt für den Stundenrapport, Beginn und Ende für den Nachweis nach AZG.
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