Zeiterfassung im Kleinbetrieb: Was für Betriebe unter 10 Mitarbeitenden gilt
„Wir sind zu klein, das betrifft uns nicht" — der häufigste Irrtum zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland. Die Pflicht gilt unabhängig von der Betriebsgrösse. Was für Kleinbetriebe tatsächlich anders ist, betrifft nur die Form.
Die Frage „ab wie vielen Mitarbeitenden gilt die Zeiterfassungspflicht?” hat eine kurze Antwort: ab dem ersten. Das Bundesarbeitsgericht hat am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber nach dem Arbeitsschutzgesetz verpflichtet sind, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzuführen — ohne Schwelle nach Betriebsgrösse. Was Kleinbetriebe von grösseren unterscheidet, ist die geplante Ausnahme von der elektronischen Form.
Orientierung, keine Rechtsberatung. Der Referentenentwurf zum Arbeitszeitgesetz ist zum Zeitpunkt dieses Artikels nicht im Bundesgesetzblatt verkündet; Details können sich ändern.
Was heute gilt — für alle Betriebe
- Erfassungspflicht aus § 3 ArbSchG in der Auslegung des BAG (2022) und des EuGH (2019).
- Zu erfassen: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit — nicht nur die Summe.
- Die Form ist derzeit frei: Papier, Tabelle, App. Entscheidend ist, dass das System „objektiv, verlässlich und zugänglich” ist.
- Bereits heute elektronisch vorgeschrieben ist die Erfassung in bestimmten Branchen und Fällen — etwa nach dem Mindestlohngesetz (§ 17 MiLoG) für Minijobs und die dort genannten Wirtschaftszweige (Bau, Gastronomie, Logistik, Gebäudereinigung u. a.), wo Beginn, Ende und Dauer spätestens am siebten Tag aufzuzeichnen und zwei Jahre aufzubewahren sind.
Was der Entwurf für Kleinbetriebe vorsieht
Der Entwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes will die elektronische Erfassung zur Regel machen — taggleich, mit Beginn, Ende und Dauer. Für Kleinbetriebe ist vorgesehen:
- Betriebe mit weniger als zehn Beschäftigten sollen von der Pflicht zur elektronischen Form ausgenommen sein. Papier und Tabelle blieben dort zulässig.
- Die Pflicht zur Erfassung als solche gilt auch für sie — nur der Kanal ist frei.
- Für die übrigen Betriebe sind gestaffelte Übergangsfristen vorgesehen (nach den vorliegenden Entwürfen bis zu mehrere Jahre, abhängig von der Grösse); Tarifparteien sollen abweichende Regelungen vereinbaren können.
Wichtig für die Zählung: „Beschäftigte” wird im Entwurf nach Köpfen gezählt, nicht nach Vollzeitäquivalenten — Teilzeitkräfte und Minijobs zählen mit. Ein Betrieb mit sieben Vollzeitkräften und vier Aushilfen liegt über der Schwelle.
Warum die Ausnahme kein Freibrief ist
Drei Gründe, warum auch ein Betrieb unter zehn Personen die Erfassung besser elektronisch löst:
- Beweislast. Ohne verlässliche Aufzeichnung trägt bei Streit über Überstunden faktisch der Arbeitgeber das Risiko. Ein Zettel, den jeder nachträglich ändern kann, überzeugt kein Gericht.
- Wachstum. Wer bei neun Personen mit Papier arbeitet, muss bei der zehnten umstellen — mitten im Betrieb, mit Rückerfassung. Die Umstellung kostet bei drei Personen einen Nachmittag.
- Kontrollen. Zoll (MiLoG) und Arbeitsschutzbehörden prüfen unabhängig von der Betriebsgrösse. Wer die Aufzeichnungen nicht innerhalb kurzer Zeit vorlegen kann, hat ein Problem, kein Argument.
Was ein Kleinbetrieb konkret braucht
| Anforderung | Papier/Excel | Elektronisch |
|---|---|---|
| Beginn, Ende, Dauer je Tag | möglich, aber nachträglich | Timer, Stempeln, Kalender — im Moment |
| Taggleich | hängt von Disziplin ab | fällt beim Erfassen ab |
| Zugänglich für Mitarbeitende | Kopie aushändigen | jede Person sieht ihre Zeiten selbst |
| Änderungen nachvollziehbar | nein | Protokoll wer/wann/was |
| Aufbewahrung 2 Jahre (MiLoG) und länger | Ordner | Export jederzeit, nichts geht verloren |
| Kosten | scheinbar 0 | ab wenigen Euro je Person und Monat |
Zeiterfassung und Projektzeit in einem
Viele Kleinbetriebe — Agenturen, Handwerker, Beratungen — erfassen ohnehin Stunden für die Rechnung. Das ist die halbe Miete: Die Zuordnung zu Kunde und Auftrag sagt wofür; für die Arbeitszeit fehlt nur von wann bis wann. Ein System, das beides aus derselben Buchung ableitet, erfüllt die Aufzeichnungspflicht nebenbei — ohne zweites Werkzeug.
In Clockopus
Beginn und Ende je Buchung, Timer und Stempeluhr, Soll/Ist/Saldo je Person, Änderungsprotokoll mit Wert davor und danach, Export jederzeit. Rechnung in EUR für Deutschland. Basis ab EUR 6 pro Person und Monat, das Arbeitszeit-Modul (Soll/Ist/Saldo, Abwesenheiten, Feiertage) +EUR 4 — bei fünf Personen also weniger als eine Stunde Beratung im Monat.